Das i-doit Home-Office Add-on

Mit dem Homeoffice Add-on können Sie Ihre Homeoffice-Arbeitsplätze, deren Anbindung an das Firmennetzwerk und den Zugriff auf Applikationen vollständig dokumentieren. Mitarbeiter und Geräte lassen sich durch die enthaltenen Excel-Tabellen schnell und einfach über vordefinierten Profile importieren und mit zusätzlichen Informationen erweitern.  Dadurch wird sichergestellt, dass Sie Ihre Homeoffice-Arbeitsplätze und Geräte mit einem sehr geringen Aufwand anlegen und optimal organisieren können.

Homeoffice Add-on – Download und Installation

Das Add-on können Sie im i-doit Kundenportal herunterladen. Nachdem Sie i-doit installiert oder die Virtual Appliance gestartet haben, können Sie das Homeoffice Add-on über die URL http://Ihre-IP/admin/ im Menüpunkt “Add-ons” durch einfaches Hochladen der ZIP-Datei installieren. 

Geräte importieren und in Arbeitsplätzen organisieren

Um Geräte und Arbeitsplätze anzulegen, finden Sie in der oberen Navigation den Menüpunkt Extras -> CMDB -> Import.

Herunterladen der CSV-Vorlagen

Klicken Sie in der linken Navigation auf den Menüpunkt “CSV Import” und laden Sie die zwei CSV-Dateien “devices.csv” und “staff.csv” herunter.

Anpassen der Tabellen und Eintragen der Daten

Die Dateien enthalten bereits Demo-Daten, um Ihnen das Ausfüllen zu erleichtern. Dennoch beschreiben wir Ihnen die Spalten der devices.csv noch etwas genauer:

Spalte B
Hier vergeben Sie eine Bezeichnung für das jeweilige Gerät.

Spalte C
Hier wird die Seriennummer des Geräts eingetragen. Falls Sie später die Bezeichnung des Gerätes ändern möchten, können Sie diese Änderung einfach in der Excel Tabelle vornehmen und diese erneut importieren. i-doit gleicht beim Import die Seriennummer ab und aktualisiert das angelegte Gerät falls möglich.

Spalte D
Hier wird die Bezeichnung für den Arbeitsplatz eingetragen. Wir empfehlen hier den Namen des Mitarbeiters zu verwenden und voran AP (Arbeitsplatz) anzugeben. Die Geräte werden so automatisch dem eingetragenen Arbeitsplatz zugeordnet.

Spalte E
Hier wird i-doit beim Import mitgeteilt, um welchen Typ von Gerät es sich handelt. Alles was nicht den Objekttypen Client (PC / Notebook), Monitor oder Printer (Drucker / Scanner) entspricht, bitte als “Other Devices” anlegen.

Bearbeitungshinweis: Nicht zutreffende Spalten können Sie gerne löschen. Bitte fügen Sie jedoch keine weiteren Spalten hinzu, andernfalls wird die Zuordnung beim Import nicht ordnungsgemäß durchgeführt.

Mitarbeiter anlegen

Mit der Datei “staff.csv” können Sie Ihre Mitarbeiter in i-doit anlegen und mit den eben angelegten Arbeitsplätzen verknüpfen. Wichtig: Die Arbeitsplätze müssen dieselbe Bezeichnung wie in der devices.csv erhalten.

Nachdem Sie beide Dateien bearbeitet haben, können Sie wieder in i-doit wechseln und den Importvorgang starten. Dazu rufen Sie wieder das Importmodul unter “Extras -> CMDB -> Import” auf und wählen CSV Import aus. Laden Sie nun die bearbeiteten CSV Dateien hoch und klicken Sie auf “für Import verwenden”.

Sie können nun in der oberen rechten Ecke ein Profil auswählen und laden. Verwenden Sie für die devices.csv das Profil “device-import” und für die staff.csv das “staff-import” Profil.

Das Mapping wird nun automatisch ausgeführt und Sie können den Importvorgang direkt ohne weitere Konfigurationen starten. Nachdem der Import erfolgreich abgeschlossen wurde, können Sie den Menüpunkt Infrastruktur aufrufen und einen Ihrer erstellten Arbeitsplätze auswählen. Er enthält alle zugeordneten Geräte.

Homeoffice-Arbeitsplätze dokumentieren

Nachdem wir die Geräte angelegt haben, wechseln wir in den Bereich “Kontakte” und wählen einen der importierten Mitarbeiter aus. In der Kategorie “Homeoffice” können nun detaillierte Informationen zur Regelung, Dauer, Erreichbarkeit und Ausstattung eingetragen werden.

Report: Applikationszugriff: Dieser Bericht zeigt Ihnen alle Anwendungen und wie der Zugriff darauf von Intern und Extern möglich ist.

Report Homeoffice-Mitarbeiter: Der Bericht Homeoffice-Mitarbeiter enthält alle Mitarbeiter, ob und in welchem Zeitraum sich diese im Homeoffice befinden und wie diese erreichbar sind.

Report Homeoffice – VPN: Über den Bericht Homeoffice VPN können Sie feststellen, welche Ihrer Mitarbeiter über einen VPN Zugang zu Ihrem Firmennetz verfügen und bei Bedarf nachsteuern. Neben dem verwendeten Authentifizierungsverfahren wird auch das Zertifikat, der verwendete VPN-Server und das jeweilige Netzwerk angezeigt.

Homeoffice Add-on v.031

Uns haben viele Anfragen erreicht, dass es großartig wäre, wenn auch Mobilfunktelefone inkl. deren Verträge erfasst werden könnten. Diesem Wunsch kommen wir natürlich gerne nach.

Tarifdetails: In der Version 0.31 ist die Kategorie Tarifdetails hinzugekommen, die es nun ermöglicht die Rahmenvertragsdaten von Verträgen zu dokumentieren.

Mobiltelefon verknüpfen: Zusätzlich können Sie dieses Mobiltelefon in der Kategorie Homeoffice verknüpfen. Somit wissen Sie genau welcher Mitarbeiter welches Mobiltelefon im Homeoffice nutzt und können einfach über die Verknüpfung die Vertragsdetails aufrufen.

Report: Homeoffice – Diensthandys und Mobilfunkverträge

Natürlich müssen diese Informationen auch ausgewertet werden können. Dazu finden Sie im Report Manager den Bericht “Homeoffice – Diensthandys und Mobilfunkverträge”. Dieser listet Ihnen die Mobilfunkgeräte inkl. der Rahmenvertragsdaten für alle Ihre Mitarbeiter auf.

Homeoffice in der IT-Dokumentation

Dieses Add-on unterstützt Sie demnach nicht nur beim Anlegen Ihrer Geräte und Mitarbeiter sondern unterstützt Sie auch aktiv bei der Dokumentation Ihrer Homeoffice-Arbeitsplätze. Dadurch erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter einen genauen Überblick darüber, wie auf Applikationen zugegriffen werden kann, welche Mitarbeiter noch einen VPN-Zugang benötigen und wo noch organisatorische Maßnahmen getroffen werden müssen, um eine hohe Arbeitsbereitschaft im Homeoffice Betrieb sicherzustellen.

Sollten Sie Fragen zur Installation oder Betrieb haben, wenden Sie sich an help@i-doit.com.