Keybook Add-on: Das digitale Schlüsselbuch in i-doit

Spätestens beim On- und Offboarding von Mitarbeitern sind die Übergaben bzw. Rücknahmen von Schlüsseln zu erfassen und zu dokumentieren. Statt die Übergabe von Schlüsseln nur auf einem Stück Papier zu dokumentieren, kann die Verwaltung von Schlüsseln auch über i-doit erfolgen. Für diesen Anwendungsfall wurde das kostenfreie Keybook Add-on entwickelt.

Die Funktionen des Keybook Add-on

Mit dem neuen Keybook Add-on können Sie Ihre Schlüssel verwalten und sehen, welche Personen Zutritt zu welchen Gebäuden und Räumen haben.

Schlüssel:

• Legen Sie Schlüssel als eigene Objekttypen an.
• Erfassen Sie für jeden Schlüssel, an welche Person dieser ausgegeben wurde und durch wen die Übergabe erfolgte.
• Dokumentieren Sie für jeden Schlüssel, zu welchen Gebäuden und Räumen dieser den Zutritt ermöglicht.
• Für jedes Gebäude und jeden Raum wird ersichtlich, welche Schlüssel diesen öffnen und welche Personen über einen Schlüssel verfügen.
• Über den enthaltenen Report “Schlüsselbuch” werden alle Schlüssel und die Personen, die über einen Schlüssel verfügen, angezeigt.
• Sie sehen bei jedem Kontakt, über welche Schlüssel dieser verfügt.

Schlüsselkästen:

• Schlüsselkästen können angelegt und einem beliebigen Raum zugeordnet werden.
• Eingelagerte Schlüssel werden automatisch im zugehörigen Schlüsselkasten aufgelistet.

Schlüssel erfassen

Initial müssen die Schlüssel natürlich in der CMDB angelegt werden. Dies kann entweder durch den CSV-Import einer vorhandenen Excel-Tabelle oder manuell in der CMDB erfolgen.

Jeder Schlüsseltyp wird als neues Objekt in der CMDB angelegt. Ein Schlüsseltyp kann beliebig viele Schlüssel enthalten.

Zum besseren Verständnis: Es gibt einen Schlüssel, der den Zutritt zum Gebäude ermöglicht. Nennen wir diesen “Schlüssel Zentrale”. 

Nun gibt es nicht nur einen Schlüssel, sondern nahezu jeder Mitarbeiter verfügt über einen solchen Schlüssel. Sie können nun diesen “Schlüssel Zentrale” anlegen und in der Kategorie “Schlüssel” jeden Schlüssel dieses Typs erfassen. 

Zu jedem dieser angelegten Schlüssel kann die Ausgabe, Schlüsselnummer, übernehmende Person und übergebende Person erfasst werden. Sollten Sie Schlüssel noch nicht ausgegeben haben, können Sie diese als “gelagert” in z. B. einem Schlüsselkasten oder Raum erfassen.

In der Kategorie „Zutritt“ wird erfasst, zu welchen Gebäuden und Räumen dieser Schlüsseltyp den Zutritt ermöglicht. Hier kann eine beliebige Anzahl von Räumen und Gebäuden ausgewählt und verknüpft werden.

In den Gebäuden und Räumen wiederum finden Sie die Kategorie “Zutritt (Schlüssel). Diese Kategorie erfasst automatisch, welche Schlüssel Zutritt ermöglichen und an welche Personen ein Schlüssel ausgegeben wurde. Ebenso wird dargestellt, an welchen Lagerorten ein Schlüssel ggf. verfügbar ist, um diesen in einem Notfall schnell zu ermitteln.

Automatische Zuordnung zu Mitarbeitern

Gerade wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, interessiert die verantwortlichen Abteilungen vor allem, welche Schlüssel Sie wieder in Empfang nehmen müssen.

Sie finden bei der jeweiligen Person die Kategorie “Schlüssel (im Besitz)”. Hier werden automatisch alle ausgegebenen Schlüssel mit Datum aufgelistet.

Erweiterung

Über verschiedene Berechtigungen könnte nun noch der Zugriff auf das Erstellen und Bearbeiten von Informationen granular auf verschiedene Personen und Personengruppen aufgeschlüsselt werden.
Für Schlüssel, die immer nur für einen begrenzten Zeitraum ausgegeben werden, könnten zusätzlich Benachrichtigungen konfiguriert werden, um automatisch informiert zu werden, wenn eine definierte Frist für die Rückgabe eines Schlüssels überschritten wurde.

Sollten Sie noch Fragen zu diesem Thema haben, beantwortet unser Team diese gerne.