Automation mit Powershell, VBA und der i-doit  pro API

Die Stadt Lünen gehört zum Kreis Unna und hat derzeit ca. 85.000 Bürgerinnen und Bürger. Mit dieser beträchtlichen Einwohnerzahl fallen für die Stadt einige Verwaltungsaufgaben an. Neben den klassischen Bürgerservices des Rathauses gehört auch die Verwaltung von insgesamt 24 Schulen (Grundschule bis Gymnasium) in den Verantwortungsbereich der Stadtverwaltung.

Herr Gorniak ist in der IT-Abteilung der Stadtverwaltung für die Betreuung der Schulen mitverantwortlich. Durch seine langjährige Berufserfahrung in den Bereichen Service und Produktion eines Konzerns weiß er ganz genau, wie wichtig reibungslose Prozesse und eine hohe Datenqualität sind. Diese Erfahrung stellt er nun seit einigen Jahren bei der Stadt Lünen unter Beweis und zählt zu den kreativsten Mitarbeitern bei der übergreifenden Datennutzung von IT- und Fachabteilungen.

In den letzten Jahren sind die Anforderungen an die Dokumentation nicht nur für Privatunternehmen, sondern auch für den öffentlichen Dienst, Kommunen und Verwaltungen gestiegen.

"Bei Tausenden von zu verwaltenden Geräten ist die zentrale Datenerfassung ein absolutes must-have, um langfristig den Überblick über Geräte, Infrastrukturelemente und Anwendungen zu behalten", sagt Herr Gorniak und verweist auf die große Anzahl an Beamern, PC-Arbeitsplätzen und technischer Ausstattung der Schulen.

Im Rahmen der Förderprojekte zur Digitalisierung werden zukünftig einige Schulen technisch neu ausgestattet. Auch hier wird i-doit  pro das führende Werkzeug, um den Rollout zu koordinieren und die Ausstattung der Räume und Arbeitsplätze nachhaltig zu dokumentieren.

Ein technologischer Fortschritt ist notwendig. Das hat die Stadt früh erkannt und die notwendigen Anträge zeitnah gestellt, um die Förderung zu sichern. Ein sehr wichtiger und vor allem richtiger Schritt, der die Weichen für die Zukunft der nächsten Generation stellt.

Die Herausforderung in der Verwaltung

Da sowohl für die Beschaffung, Buchhaltung und IT-Administration unterschiedliche Abteilungen involviert sind, müssen die Daten in einem System zentral zusammengeführt werden, damit nicht jede Information bei anderen Abteilungen abgefragt werden muss und somit Personal unnötig gebunden wird.

Daten aus der Beschaffung und Buchhaltung wie z.B. Bestelldaten, Serien- und Inventarnummern müssen ihren Weg genau so in die Dokumentation finden, wie technische Informationen über die Geräte. Dabei müssen natürlich, bei so vielen zu verwaltenden Geräten, auch deren aktueller Standort erfasst werden. 

Eine weitere Herausforderung entsteht durch die hohe Anzahl an Außeneinsätzen in den Schulen. Hier besteht häufig keine Möglichkeit, auf i-doit direkt zuzugreifen. Häufig werden jedoch Vorort-Informationen benötigt, die dann entweder ein Kollege telefonisch übermittelt oder diese separat mitgeführt werden müssen.

Genau dieses Problem hat Herr Gorniak erkannt und einen hervorragenden Weg entwickelt, um die kollegiale Zusammenarbeit nicht nur abteilungsübergreifend zu fördern, sondern auch zu vereinfachen.

Objektinformationen von überall per E-Mail abfragen

Für die Abfrage von Informationen gibt es - je nach Aufbau der Infrastruktur - manchmal schwierige Konstellationen. Nicht immer besteht eine Verbindung ins interne Netzwerk. Da i-doit pro meist auf einem On-Premise Server betrieben wird, ist ein Zugriff auf Informationen ohne eine aktive VPN-Verbindung o.ä. nicht oder nur auf Umwegen möglich.

Hierzu wurde bei der Stadt Lünen eine Möglichkeit erarbeitet, Informationen aus i-doit über eine einfache E-Mail direkt abzufragen. Eine E-Mail mit der benötigten Seriennummer, Inventarnummer oder dem Namen wird an das zentrale Postfach abgesendet. Ist der Absender vertrauenswürdig, wird der Absender, der E-Mail Betreff und der E-Mail Body ausgelesen und über die API an i-doit übermittelt. 

i-doit prüft daraufhin, ob es das genannte Objekt aus der E-Mail finden kann und sendet die Antwort mit den benötigten Informationen automatisch wieder an den ursprünglichen Absender. 

Geräte von Überall per E-Mail anlegen

Mit dieser Automation können jedoch nicht nur Informationen von Geräten aus i-doit abgefragt, sondern auch neue Objekte in i-doit angelegt werden. Hierzu werden die Informationen aus der E-Mail im Betreff und Body ausgelesen. Dieser werden über ein Powershellscript aufbereitet und dann für die Weiterverarbeitung über die i-doit API genutzt.

Über jeden diese Teilschritte wird man direkt per E-Mail unter einer eigens vergebenen TAN-Nummer informiert. So kann man genau nachvollziehen, ob die Erstellung erfolgreich war. Ebenso wird die IT-Abteilung automatisch bei auftretenden Problemen informiert. Eine Win-Win-Situation, da die Erstellung von neuen Geräten durch die Techniker Vor-Ort ohne großen Aufwand vorgenommen werden und die IT-Abteilung proaktiv bei auftretenden Problemen reagieren kann.

Die Magie, die im Hintergrund abläuft, wird über Scripte realisiert. Je nachdem welcher Betreff und Absender für eine E-Mail verwendet wird, wird ein anderes Script für die Verwertung genutzt. Eine einfache und dennoch geniale Vorgehensweise, um Daten mit den richtigen Skripten weiterzuverarbeiten.

Geräte Umziehen über E-Mails

Für den Umzug von Geräten müssen zunächst die zu ändernden Geräte identifiziert werden. Dazu muss lediglich die Inventarnummer, der Zielstandort und der Status des Geräts bekannt sein. Über eine spezielle Formatierung der Werte, die als Template bereitstehen, können nun die neuen Standorte angegeben werden. Die Werte auf der linken Seite stellen die Datenfelder in i-doit dar, auf der rechten Seite die Werte, die angepasst werden.

Bis zu 10 Geräte können derzeit durch diese Formatierung gleichzeitig geändert werden. Bei größeren Änderungen ist der Weg über die Weboberfläche dann meist die einfachere Variante. Aber für einen schnellen Wechsel einiger wenigen Geräte kann hierdurch ein schneller Standortwechsel, auch von Unterwegs erfolgen.

Eigene Historie in jedem Objekt

Neben dem Logbuch werden die wichtigsten Änderungen an Objekten auch direkt in der Objektbeschreibung vermerkt. Dazu werden die Einträge chronologisch untereinander angezeigt. Der Vorteil: Neben dem schnell überladen-wirkenden i-doit Logbuch, das wirklich alle Änderungen an einem Objekt auflistet, werden hier nur die Änderungen aufgelistet, die per E-Mail Automation durchgeführt wurden.

Datenkonsolidierung aus verschiedenen Quellen mit Powershell

Wann immer Daten aufbereitet werden müssen, ist Excel in der Regel nicht weit entfernt. Auf der einen Seite hat man natürlich schnell und einfach die Möglichkeit, Daten im gewünschten Format zusammenzustellen und ebenso schnell bei Bedarf zu erweitern, doch nicht selten endet so ein Vorhaben, sobald diese Tabellen mit anderen Abteilungen geteilt und zusammengearbeitet werden müssen.

Auf Excel kann zwar nicht verzichtet werden, aber es wurde hier ein effektiverer Ansatz gefunden. Statt die Excel Tabelle an eine Person zu versenden, gibt es ein zentrales Postfach, bei dem die E-Mail automatisch ausgelesen wird und die Anhänge auf einem bestimmten Pfad ablegt. Wo die Daten abgelegt werden sollen, wird über den Betreff der E-Mail definiert.

Dort werden die Daten dann in die „richtige“ Form gebracht. Das bedeutet, die Übersichten aus der Beschaffung und Buchhaltung werden hier mit den Daten der IT-Abteilung konsolidiert, sodass eine vollständige Übersicht aus allen Bereichen entsteht.

Für jeden dieser Vorgänge wird eine eigene TAN-Nummer erzeugt, die zur eindeutigen Identifizierung genutzt wird. Diese TAN-Nummer ist auch eine fabelhafte Hilfe beim Troubleshooting, sollte es doch einmal zu Problemen bei der Konsolidierung kommen.

Diese wird nun in einem letzten Schritt noch einmal durch die IT-Abteilung überprüft und dann der Importvorgang gestartet.

Sachanlagen und Einkaufsdaten konsolidieren

Wie in nahezu jedem Unternehmen werden Sachanlagen und Einkaufsdaten nicht über die IT-Abteilung verwaltet. Dennoch sind dies häufig Informationen, die von der IT-Abteilung dringend benötigt. Eine Überführung in die CMDB ist somit in den meisten Fällen sinnvoll. Die Abteilungen exportieren bei Änderung des Verzeichnisses dieses als Excel-Tabelle und senden es einfach als Anlage an das zentrale E-Mail-Postfach. Hier werden die Daten nun über ein Powershell-Skript in ein für die i-doit API lesbares JSON-Format gebracht.

Eigene Anwendungen für das Abfragen von Informationen

Das Erstellen, Ändern, Umziehen und Löschen von Geräten über E-Mails reicht der Stadt Lünen jedoch noch nicht. Über eigene Anwendungen können Objekte erstellt und geändert werden.

Dazu werden über eine eigens entwickelte Anwendung verschiedene Funktionen bereitgestellt. Auch hier können Objekte erstellt, Objekte umgezogen, deren Status geändert werden, Informationen abgefragt oder Verwaltungsdaten angefragt werden.

Um ein Gerät zu ermitteln, um z.B. Informationen abzufragen, kann im nächsten Schritt einfach die Inventarnummer eingegeben werden. Bei neu zu erstellenden Objekten wird hier dann die Inventarnummer des neuen Geräts eingetragen.

Kann auch mehr als nur ein Objekt angelegt werden?

Ja, geht auch das! Nach jedem Eintrag erscheint eine Abfrage, ob noch ein weiteres Gerät angelegt werden soll. Erst wenn hier “nein” ausgewählt wird, werden die Informationen abgesendet und an i-doit über die API übermittelt.

Der Umzug läuft nach einem sehr ähnlichen Prinzip, wenn auch mit einer geänderten Maske. Hier stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, um den Standort eines Geräts anzupassen. Es ist möglich neben dem Standort auch die Objektbezeichnung anzupassen. Ebenfalls kann der CMDB-Status, falls nötig, geändert werden. Sollte ein Gerät gänzlich aus dem Bestand entfernt werden, können die Standortdaten auch gänzlich entfernt oder das Gerät gelöscht bzw. archiviert werden. 

Auch hier ist eine Anmeldung in i-doit nicht notwendig und es können komfortabel kleine Änderungen vorgenommen werden. 

Anwendungsfälle für die Zukunft

Bisher wurden diese Funktionen nur intern genutzt. Doch für die Zukunft wäre es auch denkbar, dass externe Organisationen und Dienstleister, die normalerweise keinen Zugriff auf i-doit haben, über E-Mails Informationen in i-doit ändern können. So könnten externe auch ohne direkten Zugriff die verwaltenden Geräte mit Informationen ergänzen und Änderungen erfassen. Ein Zusammenspiel, dass die eigene IT-Abteilung entlastet und Dienstleister in die Verantwortung nimmt.

Unser Fazit

Hier wurde wirklich ein beeindruckendes System entwickelt, um die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu verbessern und Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Durch die zentrale Zusammenführung von Daten aus der Beschaffung, Buchhaltung und IT-Administration wird unnötiger Zeitaufwand vermieden. Besonders faszinierend ist die Lösung für Außeneinsätze in Schulen, bei der Vorort-Informationen über E-Mails abgerufen und geändert werden können. Eine CMDB ist mehr als nur eine herkömmliche Dokumentationslösung. Durch verschiedene Schnittstellen können Daten automatisch abgefragt, an andere Anwendungen übergeben, weiterverarbeitet oder auf anderem Weg geändert und übertragen werden.

Wir sind begeistert, wie mit diesen grandiosen Ansätzen die Zusammenarbeit bei der Stadt Lünen vereinfacht wird.