Mit über 5.000 Mitarbeitern und mehr als 48.000 Studierenden ist die Frankfurter Goethe-Universität die viert größte Universität in Deutschland (Stand: 12.2017). Die seit 1914 bestehende Universität ist eine öffentlich-rechtliche Stiftung, an welcher mehr als 500 Professoren lehren und forschen. In den 16 Fachbereichen können die Studierenden aus über 170 Studiengängen auswählen. Und diese Dimensionen führten zu einer ganz besonderen Herausforderung für Umsetzung der IT-Dokumentation.
Organisation: Goethe-Universität Frankfurt
Gegründet: 1914
Mitarbeiter: über 5.000
Studierende: über 48.000
Fachbereiche: 16
Die Herausforderung im Hochschulrechenzentrum (HRZ) der Universität Frankfurt
Die besondere Herausforderung an die IT-Dokumentation bestand also allein schon in der Menge der zu dokumentierenden Objekte. Bereits zu Beginn des Projektes stand fest, dass es sich einerseits um eine große Vielfalt von Dokumentationsobjekten, sogenannter Objekttypen, handelt und diese in großer Anzahl vorhanden sind. Wir sprechen von 65.000 bis 70.000 Objekten an 5 Standorten, die vom Hochschulrechenzentrum (HRZ) verwaltet und damit auch sauber dokumentiert werden müssen.
Die universitäre Struktur unterteilt sich in 16 Fachbereiche mit untergliederten Instituten und Arbeitskreisen, die im weiteren Verlauf des Projektes ihre jeweils eigene IT-Dokumentation führen und dafür verantwortlich sein sollen. Neben den organisatorischen Aspekten, die es zu lösen galt, waren auch hier die Einführung und Erstellung zusätzliche Objekttypen und Objekte zu erwarten.
Bedingt durch die universitätseigene IT-Sicherheitsrichtlinie ergänzten das Management der IT-Services und BSI-Grundschutz die Anforderungen an das Gesamtprojekt. Den Anforderungen aller Bereiche gerecht zu werden und diese in einem Projekt zusammen zu führen, war sowohl zum Projektstart als auch im weiteren Verlauf eine große Herausforderung.
Der Lösungsweg
Die besondere Herausforderung an die IT-Dokumentation bestand also allein schon in der Menge der zu dokumentierenden Objekte. Bereits zu Beginn des Projektes stand fest, dass es sich um eine große Vielfalt von Dokumentationsobjekten, sogenannter Objekttypen, handelt. Diese waren ebenso in großer Anzahl von 65.000 bis 70.000 Objekten an 5 Standorten vorhanden, die vom Hochschulrechenzentrum (HRZ) verwaltet und damit auch sauber dokumentiert werden müssen.
Die universitäre Struktur unterteilt sich in 16 Fachbereiche mit untergliederten Instituten und Arbeitskreisen, die im weiteren Verlauf des Projektes ihre jeweils eigene IT-Dokumentation führen und dafür verantwortlich sein sollen. Neben den organisatorischen Aspekten, die es zu lösen galt, waren auch hier die Einführung und Erstellung zusätzliche Objekttypen und Objekte zu erwarten.
Bedingt durch die universitätseigene IT-Sicherheitsrichtlinie ergänzten das Management der IT-Services und BSI-Grundschutz die Anforderungen an das Gesamtprojekt. Den Anforderungen aller Bereiche gerecht zu werden und diese in einem Projekt zusammen zu führen, war sowohl zum Projektstart als auch im weiteren Verlauf eine große Herausforderung.
Der Nutzen
Durch die Möglichkeit des Zusammenspiels der IT-Dokumentation mit dem Monitoring- und HelpDesk ergibt sich ein hoher Nutzen im täglichen Betrieb. Mit der Anbindung mehrerer Monitoring-Systeme (z.B. Icinga2) ist der aktuelle Status der IT-Komponenten bereits in der Dokumentation erkennbar. Die Integration des HelpDesk-Systems (OTRS) zur Unterstützung und Abwicklung der Incidents bei Störungen ermöglicht jederzeit einen Einblick in die Dokumentation. Nun ist, egal von welcher Seite und welchem System eine Situation betrachtet wird, jederzeit ein Gesamtüberblick über die eigene IT-Landschaft gegeben.
Egal ob ein Dienst nicht zur Verfügung steht ist oder ein Telefon gerade seinen Dienst quittiert hat: die eingehende Störung kann bereits bei der Meldung durch zuständige Mitarbeiter verifiziert und bearbeitet werden. Teilweise kann an Störungen bereits gearbeitet werden bevor sie vom Anwender festgestellt werden. Vor allem aber ist der Gesamtblick auf die IT-Infrastruktur wichtig. Nun kann die IT-Abteilung schnell erkennen, wo gerade benötigte IT-Komponenten stehen, die von einer Störung betroffen oder für einen geplanten Austausch vorgesehen sind.
Welche Stromversorgung für die jeweiligen Systeme zuständig ist, ist ebenfalls sehr relevant. Information über die in den jeweiligen Gebäuden vorhandene Elektroinstallation war so gut wie nicht vorhanden oder die Dokumentation war nicht zugänglich. Zu wissen an welchen Stromkreisen und Sicherungen die IT-Systeme angeschlossen sind ist für uns jedoch enorm hilfreich. Gerade für die regelmäßig vorgeschriebene Prüfung der Notstromversorgung oder bei der Fehlerbeseitigung nach Stromausfällen.
Das Fazit
Bei der Suche nach einer geeigneten CMDB-Lösung / IT-Dokumentation für das Hochschulrechenzentrum (HRZ) und dessen Anforderungen wurden zunächst Kriterien wie die Installationsplattform und der Preis angeführt. Da das Hochschulrechenzentrum sehr LINUX- und MySQL-orientiert ist, wurde mit i-doit bereits die ideale Installationsplattform gefunden.
Open Source Software kommt in einer Universität, als Förderer der freien Forschung und Lehre, immer gut an. Auch das Preismodell in Form einer Subskription mit jährlicher Nutzungsgebühr war ein weiterer Pluspunkt im Rahmen der Entscheidung. Weiterhin war für uns die Möglichkeit einer standardisierten Schnittstelle für den Massenimport von großen Datenmengen ebenso relevant, wie die modulare Erweiterbarkeit des Funktionsumfangs durch verschieden Add-ons, die erst zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden.
Nicht suchen – FINDEN! Bei einer so großen und vielfältigen IT-Infrastruktur ist es unerlässlich, den Überblick über die gesamten Komponenten zu haben. Hier bietet i-doit durch den modularen Aufbau mit den verschiedenen Add-ons wie Documents, VIVA, Gerätetausch und Wartung die richtige Plattform.
Mit der entsprechenden API lassen sich externe Anbindungen über eine Standardprogrammierschnittstelle durch- führen und zum Beispiel Daten abfragen und importieren. In der Kombination mit OTRS – HelpDesk und verschiedenen Monitoring-Systemen ergibt sich die ideale Kombination um die Systemadministration und den Service Desk direkt an den Informationen in der CMDB teilhaben und aktiv nutzen zu lassen.
